Büro umziehen - auf was muss geachtet werden?

Ein Umzug ist für ein Unternehmen stets mit einer besonderen Herausforderung verbunden, da sowohl die Unternehmensunterlagen als auch in der Regel das Büromobiliar von einem Ort zu dem nächsten gebracht werden muss. In vielen Fällen geschieht dies unter einem enormen Zeitdruck, da das Unternehmen für die Zeit des Umzugs nicht effektiv seiner Kerntätigkeit nachgehen kann. Aus diesem Grund ist ein effektives sowie auch geplantes Vorgehen für den Erfolg unerlässlich.

 

Eine Checkliste erstellen und die Mitarbeiter einbinden

Das Schlimmste, was einem Unternehmen für die Zeit des Umzugs geschehen kann, ist Chaos. Dieses Chaos zu verhindern ist die Aufgabe der Unternehmensleitung, die sich im Vorfeld genaue Gedanken über den Ablauf des Umzugs machen muss. Mit einer Checkliste können die wichtigsten Aspekte im Vorfeld sehr genau zusammengefasst und die mit dem Umzug verbundenen Aufgaben direkt an die einzelnen Abteilungen bzw. Mitarbeiter des Unternehmens delegiert werden. Auf diese Weise wird die grosse Gesamtaufgabe des Umzugs auf verkleinerte Aufgaben aufgesplittet und das Chaos wirksam verhindert werden.

 

Den Umzug als Chance sehen

In vielen Unternehmen herrscht ein gewisser routinierter Tagesablauf vor, der natürlich mit dem Unternehmensstandort zwangsläufig verbunden ist. Durch den Wechsel des Unternehmensstandortes im Zuge des Umzugs kann direkt auch eine Optimierung der Tagesabläufe vorgenommen werden, in dem beispielsweise die Digitalisierung vorangetrieben wird. Plant ein Unternehmen beispielsweise bereits seit längerer Zeit die Einrichtung eines digitalisierten Büros, so kann dieses Vorhaben im Zuge des Umzugs direkt realisiert werden. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass der neue Standort beispielsweise weniger Platz im Hinblick auf die Einlagerung von Papierdokumenten oder Papierunterlagen bieten muss und dadurch auch Kosten für die Miete seitens des Unternehmens eingespart werden können.

 

 

Direkt zu Beginn des Umzugs alle wichtigen Partner informieren

Eine mangelnde Erreichbarkeit kann sich durchaus schädlich auf die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens auswirken. In nahezu jeder Branche herrscht ein enormer Konkurrenzdruck, sodass jedes Unternehmen auch auf die festen Kundenstämme angewiesen ist. Gleichermaßen verhält es sich auch mit Zulieferern oder mit Vertriebspartnern. Um nicht durch einen Umzug den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren oder die vorherrschende Stellung zu verspielen ist es daher für ein Unternehmen besonders wichtig, dass im Vorfeld des Büroumzugs alle wichtigen Partner über den Umzug informiert werden. Noch während das Unternehmen seinen praktischen Umzug durchführt, kann an dem neuen Standort die IT bereits durch Fachkräfte oder das eigene Personal eingerichtet werden, sodass sich die Phase der "Nichterreichbarkeit" so kurz wie nur irgend möglich darstellt. Selbstverständlich sollte der neue Standort bereits auf das Unternehmen hinweisen, auch wenn dieses Unternehmen noch nicht praktisch in die neuen Räumlichkeiten eingezogen ist.

 

Die Bürokratie darf dabei natürlich auch nicht vergessen werden. Änderungen in dem Handelsregister sowie auch in dem Branchen- bzw. Telefonbuch sollten schon vor dem praktischen Umzug erfolgen. Auf diese Weise lässt sich dann der Umzug auch erheblich koordinierter durchführen.

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