Wer ein Unternehmen gründet, der wird in der Regel auch direkt ein Arbeitgeber für Angestellte und Mitarbeiter. Dies ist natürlich mit gewissen Pflichten gegenüber dem Arbeitnehmer verbunden. Ein wesentlicher Aspekt dieser Pflicht ist die Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung, welche dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber ausgestellt werden muss. Die Gehaltsabrechnung dient als Textdokument der Information des Arbeitnehmers, wie sich dessen Lohn in dem Zeitraum der Abrechnung zusammensetzt und welche Abgaben von dem Arbeitnehmer hingenommen werden müssen. Jeder Arbeitnehmer bekommt eine derartige Gehaltsabrechnung einmal im Monat von dem Arbeitgeber ausgehändigt.
Welche gesetzlichen Regelungen gibt es in der Schweiz?
Der Gesetzgeber in der Schweiz schreibt einem Unternehmen vor, dass mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters auch die Pflicht zu einer Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung entsteht. Dieses Dokument hat jedoch nicht nur einen informellen Charakter, es dient auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Die OR schreibt dabei im Artikel 323b Absatz 1 vor, dass ein Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber das Recht auf eine schriftliche Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung hat. Dieses Schriftdokument muss zudem auch sehr eindeutig durch den Arbeitnehmer nachvollziehbar sein und sämtliche Details im Hinblick auf den Bruttolohn und Nettolohn sowie sämtliche Zuschläge und Abzüge beinhalten. Der Arbeitgeber hat die Quellensteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge direkt von dem Bruttolohn in Abzug zu bringen und die Familienzulagen vorzuschiessen. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es keine direkte Fristsetzung, sie muss jedoch einmal monatlich ausgestellt werden. In der Regel geschieht dies zum Monatsende hin. Es ist jedoch auch möglich, dass zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer hierfür eine andere Frist vereinbart wird.
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Der Gesetzgeber schreibt dem Arbeitgeber in der Schweiz nicht vor, dass dieser die Gehaltsabrechnungen bzw. Lohnabrechnungen eigenständig erstellt. Auch die Form bleibt, abhängig von der Schriftform, dem Arbeitgeber selbst überlassen. Ein simples Textdokument, welches die erforderlichen Daten enthält und den Absender des arbeitgebenden Unternehmens trägt, ist dementsprechend rechtlich gesehen ausreichend. In der gängigen Praxis lagern zahlreiche Unternehmen, die über keine eigene grosse Personalabteilung verfügen, die Erstellung von Lohnabrechnungen bzw. Gehaltsabrechnungen an andere Unternehmen aus. Der Arbeitnehmer des Unternehmens erhält dann dieses Textdokument von dem entsprechenden Unternehmen, welches von dem Arbeitgeber mit der Erstellung der Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung beauftragt wurde. Es gibt jedoch durchaus auch Arbeitgeber, die kostenlose Vorlagen aus dem Internet für sich nutzen und ihren Mitarbeitern diese Textdokumente zur vereinbarten Frist überreichen. Gerade in kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern ist dies eine gute Möglichkeit für das Unternehmen, sich die Kosten für einen externen Anbieter zu sparen.
